Digitale Signatur in der Rechnung? Brauch ich das?

Da ich mit meinem Kleingewerbe nicht umherkomme auch Rechnungen an meine Kunden auszustellen, werde ich seit einiger Zeit immer häufiger auf das Fehlen einer digitalen Signatur hingewiesen.

Digitale Signatur? Was heisst das jetzt? Soll ich meine Signatur nun mit dem Grafiktablet einfach unter mein Indesign Dokument setzen? Soll ich das einscannen? Muss ich sowas beantragen? Benötige ich eine spezielle Software für sowas?

Ich versuche mal hier einen groben Überblick zu schaffen.

Zunächst muss man zwischen der Einfachen digitalen Signatur und der Fortgeschrittenen Digitalen Signatur im Deutschen Signaturgesetz unterscheiden.
Für die einfache digitale Signatur reicht bereits eine eingescannte Unterschrift. Diese bietet jedoch, wie man sich denken kann, wenig Schutz vor Betrügern, da z.B. die JPG einer Signatur so einfach kopiert und missbraucht werden kann und keine Garantie besteht, dass das Dokument wirklich vom angeblichen Absender stammt.
Durch diese mangelnde Echtheitsgarantie ist diese Art der Signatur nach § 14 UStG NICHT gültig für ausgestellte Rechnungen.

Auf der anderen Seite finden wir die “fortgeschrittene elektronische Signatur” mit qualifiziertem Zertifikat, welche mit einer Verschlüsselung durch einen öffentlichen und einen privaten Schlüssel arbeitet. Das heißt soviel wie, dass nur der Ersteller den privaten Schlüssel erhält, der zum Editieren notwendig ist. Der öffentliche Schlüssel ist, wie der Name schon sagt, für Jederman zugänglich, um das Dokument zu lesen. Das ganze nennt man dann asymmetrisches kryptographisches Verfahren.
Damit der Leser diesen öffentlichen Schlüssel auch erhält und sicher gehen kann, dass das Dokument vom angegebenen Absender ist, muss man sich über einen externen Dienst erstmal für solch ein System registrieren. Dieser Service wird unter anderem von der Post mit dem Dienst “Signtrust” angeboten und kostet 46,41 €. Netterweise benötigt man allerdings für die erhaltene Chipkarte ein Lesegerät mit passender Software für ca. 150 €.
Alternativ kann man sich sein Dokumente auch von einem Onlinedienst signieren lassen indem man ihm das verschicken der Post überlässt, wie z.B. “pixelletter”.
Eine zusätzliche Möglichkeit der Signierung besteht darin, die EMAIL zu signieren, welche das Dokument enthält.

Da dies allerdings alles mit zusätzlichen Kosten verbunden ist, können wir nur hoffen, dass die neuen Vorschriften der EU Kommison für Rechnungsstellung angenommen werden.

Der Geschäftspartner benötigt das digitale Echtheitszertifikat nur zur Anerkennung des Vorsteuerabzugs beim Finanzamt. Da ich aber als Kleinunternehmer (noch) keine Mehrwertsteuer entrichten muss, ist eine qualifizierte digitale Signatur für mich nicht zwingend nötig.

Fazit:
Man KANN seine Rechnungen zwar digital und mit einfacher Signatur versenden, muss aber auf Anfrage des Kunden immer das ganze in Papierform nachreichen. Die Alternative seine Rechnungen qualifiziert signieren zu lassen ist zwar möglich, aber teuer und aufwendig.
Ich hoffe ich habe das Nötigste sinnvoll zusammengefasst. Falls ihr anderer Meinung seid oder Fehler findet, bin ich dankbar für Ergänzungen und zu Vorschlägen seine Rechnungen kostenlos aber rechtsverbindlich digital zu versenden.

Zusätzliche Informationen:
Signtrust Broschüre der Deutschen Post
“Rechnung per Email in der Praxis” bei Collmex

6 Kommentare zu diesem Beitrag

Frank

26. März 2010 um 15:11 Uhr Permalink zu diesem Beitrag Diesen Beitrag zitieren

Wir verschicken unsere Rechnungen grundsätzlich per Briefpost. Hat was rituelles, macht Spass und ist damit offizielle Abschluss eines Projektes.

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Schallf

26. März 2010 um 16:57 Uhr Permalink zu diesem Beitrag Diesen Beitrag zitieren

Dito. Jedenfalls mein Chef schickt alles per Briefpost. Ist einfacher.

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herbert

26. März 2010 um 20:36 Uhr Permalink zu diesem Beitrag Diesen Beitrag zitieren

Ja genau selbst größere Firmen verschicken Rechnungen altmodisch per Post.
das versteht jedenfalls jeder

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S. Meyer

8. April 2010 um 07:14 Uhr Permalink zu diesem Beitrag Diesen Beitrag zitieren

Ist es nicht eigentlich egal ob eine Rechnung per Post, per Mail mit Anhang oder per Fax gesendet wird ? Der Empfänger zahlt doch nur, wenn die dort genannte Leistung auch erbracht wurde. Und wenn ich als Unternehmer etwas zahle, habe ich auch das Recht die Vorsteuer anzurechnen.

Kein Versender und kein Empfänger benötigt eine digitale Signatur - der einzige der daran interessiert ist, ist und bleibt der Staat. Um Steuerbetrug aufzudecken sollte es aber andere Möglichkeiten geben als JEDEN Rechnungsaussteller (und somit auch jeden Empfänger) unter Generalverdacht zu stellen.

Vielleicht sollte man jedes politische Ressort damit anfangen alle Rechnungen und Belege öffentlich im Internet auszustellen, damit Bürger und Unternehmen diese auf Rechtmäßigkeit, Absetzbarkeit und Notwendigkeit überprüfen können.

Wäre auch mal ein Anfang :-)

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Marcus

21. Mai 2010 um 12:06 Uhr Permalink zu diesem Beitrag Diesen Beitrag zitieren

Endlich klärt mich mal einer auf. Hatte mich beim letzten mal auch nur gewundert, was diese digitale Signatur sollte. Da ich meine Rechnungen und Schreiben alle in InDesign erstelle, hat es sich auch angeboten, gleich meine Unterschrift mit meinem Stifttablet drunter zu setzen. Dachte im ersten Momentan zwar auch, ob das so rechtens ist, jedoch ist es ja nichts anderes. An sich spielt es ja keine Rolle welchen Stift ich in die Hand nehme. Tinte ist es am Ende eh, wenn ich es ausdrucke. Jedoch verschicke ich auch alles soweit möglich via Mail oder Fax. Spart Zeit und Geld, oben drein sogar die Umwelt. Hab erst letztes Wochenende wieder einen kompletten blauen Müllsack mit geschredderten Dokumenten entsorgt. Alles Zeug was man nicht benötigt. Ich hoffe die digitalen Kontoauszüge werden auch bald vom Finanzamt anerkannt, denn dieses ständige kleine Druckpapier nervt wirklich. Wir leben in einem Zeitalter, in dem alles so schön schnell erledigt sein könnte, wenn sich einige Behörden nicht so vehement dagegen sträuben würden. Aber danke für den Hinweis. Sollte es dann doch einmal aus dem Kleingewerbe raus gehen, dann kann man sich das mit der Digitalen Signatur ja überlegen. Ich denke dann sollte das Geld dafür auch da sein.

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T-Rex

10. Juni 2010 um 10:41 Uhr Permalink zu diesem Beitrag Diesen Beitrag zitieren

Stell deine Rechnungen doch online.
hayungs/kunde/rechnung_08_06_2010.php?key=123456789

könnte theoretisch von jedem eingesehen werden, aber die url muss man halt erstmal erraten. Den Kunden schickst du den Link mit dem Hinweis, dass die Rechnung min. 1 Monat online bleibt.

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